10 функций Microsoft Word, которые значительно упростят вам жизнь

Опубликовано: Четверг, 11 февраля 2016 23:52

Оказывается, люди годами работают в Word и не знают его базовых возможностей либо же просто не следят за нововведениями. Пора наверстывать упущенное!

Все нижеупомянутые советы работают в Word 2013 и помогут значительно упростить вашу работу за компьютером.

1. Начинайте печатать в любом месте

Функция "Кликни и пиши" не нова, но о ней далеко не все знают. Часто приходится наблюдать, как человек много раз клацает по кнопке "Ввод", чтобы добраться до конца страницы и там что-то добавить.

Двойной клик мышью может заменить с десяток ударов по клавише. Вам нужно просто навести курсор на предполагаемое место печати и сделать несколько быстрых нажатий мышкой. Word в дальнейшем сам расставит новые строки, табуляцию и засечки для того места, которые ему указали.

лайф1

2. Переводите сходу

Многие люди отдают предпочтение переводчикам Google, "Яндекс", PROMT, но фирменный переводчик Bing от Microsoft почему-то не пользуется такой популярностью. И зря, ведь качества его работы вполне достаточно для повседневных нужд.

В пакете Office предусмотрен быстрый перевод текста при помощи Bing. Попробуйте, и, возможно, вы перестанете метаться между браузером и Word, бесконечно копируя и вставляя предложения туда-обратно.

К вашему выбору несколько десятков языков и три способа перевода, а найти их можно на вкладке "Рецензирование".

лайф2

3. Используйте кернинг

Дизайнеры хорошо знают, что такое кернинг, и часто пользуются им при верстке текстов. Говоря простым языком, кернинг отвечает за интервал (расстояние) между буквами в зависимости от их формы. Изменение данного параметра может сжать или расширить одно и то же слово, предложение или абзац по сравнению со стандартным состоянием. Кернинг поможет вам избежать ситуаций, когда приходится удалять часть текста или, наоборот, "лить воду" только для того, чтобы уместить его в определенные рамки.

Конечно, грубая игра с ним сильно режет глаз, но незначительные манипуляции могут быть уместны. Изменение кернинга будет кстати и при использовании шрифтов большого размера: в частности, при подготовке титульных страниц книг, статей и докладов.

Нажмите комбинацию Ctrl + D, чтобы вызвать диалоговое окно "Шрифт", перейдите на вторую закладку "Дополнительно", где вы и найдете кернинг.

лайф3

4. Применяйте скрытый текст

Может ли пустой документ Word весить десятки и сотни мегабайт? Да! Все дело в скрытой информации. Это могут быть графики, картинки или текст.

Как и непечатаемые символы, скрытые данные не отображаются на экране и не выводятся на печать, но, в то же время, являются частью документа.

При помощи скрытого текста вы можете, например, временно прятать конфиденциальную информацию; оставлять комментарии или давать ответы на вопросы, которые не должны перемешиваться с основным текстом; распечатывать несколько вариантов одного и того же документа, попеременно скрывая разные его части.

Выделите часть или весь текст, нажмите Ctrl + D и проставьте галочку напротив опции "Скрытый". После этого данный фрагмент исчезнет и станет доступен для просмотра только в режиме отображения непечатаемых символов. Для наглядности скрытые данные подчеркиваются линией из черных точек.

лайф4

5. Пользуйтесь функцией "Инспектор документов" перед сохранением

Старый Word не может открыть файл или отображает его некорректно? Особенно это знакомо пользователям Office 2003. Во избежание проблемы перед отправкой и/или сохранением документа стоит проверять его на совместимость с предыдущими версиями Word. За это отвечает "Инспектор документов".

Кроме того, он умеет запускать проверку читаемости текста для людей с ограниченными возможностями, а также находить скрытые свойства и данные в документе.

Например, функция определяет наличие макросов, внедренных документов, невидимого содержимого и прочих потенциально проблемных элементов файла.

лайф5

6. Редактируйте PDF

Обилие вариантов не всегда идет на пользу, и работа с PDF — наглядный тому пример. Порой люди теряются при выборе инструмента, которым они хотят обработать файл PDF. Здесь и классический Adobe Reader, и альтернативный Foxit Reader, и любой более-менее современный браузер, а также множество онлайн-сервисов.

В то же время Word 2013 не только открывает, но и дает возможность отредактировать содержимое PDF-документа.

Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, максимально точно сохраняя форматирование оригинала. Кроме того, вы можете добавлять PDF-файлы в документ Word как встраиваемый объект. В таком случае будет отображаться лишь первая страница PDF или значок-ссылка файла.

лайф6

7. Вставляйте видео

Не секрет, что долгий просмотр сухого текста быстро снижает внимание и вызывает потерю интереса у читающего. Поэтому люди часто пытаются разбавить однообразные строки диаграммами, таблицами, графиками и прочими визуальными ухищрениями.

В то же время лишь единицы берут на вооружение куда более мощный инструмент — видео.

Word умеет вставлять в документ видео из поиска Bing, добавлять ролики YouTube и внедрять коды с различных веб-сайтов.

Вам не стоит переживать о конечном размере файла: документ не сохраняет само видео, а лишь оформляет его ссылку в наглядную форму. Разумеется, для просмотра необходимо интернет-соединение.

лайф7

8. Работайте над документом вместе и комментируйте правки

Далеко не все знают, как правильно выстроить совместный труд. Часто приходится видеть, как человек выделяет кусок текста каким-либо цветом, а за ним в скобках дописывает свою редакцию или возражения, после чего пересылает документ обратно.

Последняя редакция Word позволяет комфортно комментировать и вносить правки в общедоступный файл. Этим стоит пользоваться!

Word 2013 дает возможность отвечать на чужие комментарии, что делает редактор отличным инструментом для обсуждения при групповой работе.

Вам нужно потратить всего несколько минут на изучение вкладки "Рецензирование", поделиться новыми навыками с коллегами, и вы сполна прочувствуете всю легкость работы сообща.

лайф8

9. Упростите работу с таблицами

Вы все еще вставляете строки и столбцы таблицы кликом правой клавишей мыши и переходом к соответствующему пункту меню? Все значительно проще!

Наведите курсор чуть выше/ниже (левее/правее) того места, где вы планируете добавить строку или столбец. Word незамедлительно предложит увеличить таблицу.

Следует отметить, что последняя версия редактора обзавелась несколькими новыми функциями оформления таблиц.

лайф9

10. Объединяйте части документа в блоки

Если вы хотите быстро ориентироваться в объемных файлах, вам необходимо освоить несколько клавиатурных сочетаний для молниеносной навигации или правильно структурировать свои труды.

Использование заголовков разного уровня позволяет сворачивать элементы документа, над которыми вы сейчас не работаете.

Поставьте курсор рядом с заголовком, и программа предложит вам свернуть содержимое блока. Таким образом, даже громадные труды могут уместиться всего на нескольких страницах.

лайф10

По материалам: "Лайфхакер"